La signature électronique devient désormais un outil incontournable. Non seulement elle augmente la rapidité du processus de signature, mais elle constitue également un geste écologique. Découvrez pourquoi se créer une signature électronique.
Pourquoi se créer une signature électronique?
La signature électronique est un outil qui devient de plus en plus incontournable. Son objectif est de rapporter la preuve d’un consentement tout en garantissant l’intégrité d’un document et l’authentification de son auteur. Voilà pourquoi elle reste irrévocable, inaltérable, authentique, non réutilisable et surtout infalsifiable. Sur une plateforme SaaS en ligne, vous pouvez signer électroniquement vos factures, votre contrat de travail, vos actes notariés ou encore d’autres. Avec un tel procédé, vous allez sûrement bénéficier de nombreux avantages. En effet, elle vous permettra de faciliter l’échange et l’envoi des documents. Elle permettra également l’accélération de la procédure de signature. Par ailleurs, il vous est possible de faire des économies et suivre l’avancement de vos dossiers en temps réel. La signature électronique améliorera les conditions de vie de vos clients et de vos salariés en automatisant vos processus et en sécurisant vos données dématérialisées. Intégrer cette démarcher dans votre organisation constitue autrement un pas vers la transformation numérique. Si vous souhaitez trouver un prestataire de service de confiance qualifié pour un horodatage, un cachet électronique et une plateforme SaaS de signature électronique, consultez universign.com.
Quelle signature électronique utiliser?
Il existe trois niveaux de signature électronique. Le choix du niveau de signature à utiliser devrait rester en fonction de l’enjeu et de l’usage du document à signer.
Dans le niveau 1, vous pouvez trouver la signature électronique standard. Au moment où vous allez devoir taper le code secret de votre carte de crédit, vous pouvez utiliser cette signature électronique manuscrite. Mais il faut savoir qu’elle ne garantit pas l’identité du signataire et l’intégrité des documents signés. Ainsi, sa valeur juridique reste limitée.
Dans le niveau 2, vous pouvez découvrir la signature électronique avancée. Vous pouvez voir qu’elle est la plus utilisée par les entreprises. Elle identifie le signataire ainsi que l’intégrité de l’acte signé et lie à son auteur la signature électronique. Vous pouvez utiliser ce type de procédé si vous allez signer une facture dématérialisée ou un contrat de travail sur une plateforme SaaS.
Au niveau 3, vous pouvez voir la signature électronique qualifiée. Sur le plan juridique et technique, celle-ci est la plus robuste. Cette signature électronique exige avant tout la validation en amont de l’identité du signataire. Elle exige également la présence d’une clé de signature.
Comment signer électroniquement un document?
Il est essentiel de retenir que la signature électronique peut s’appliquer à l’ensemble des documents pouvant être signé à la main. Vous pouvez donc signer sur une plateforme SaaS vos bons de livraison ou vos contrats de vente à titre d’exemple. Toutefois, le PDF reste en Europe le seul format standard reconnu. Pour signer électroniquement un document, vous avez besoin d’un appareil comme une tablette, un smartphone ou un ordinateur pour vous connecter et une connexion internet. L’opération s’effectuera entièrement en ligne. Mais vous ne pourriez effectuer l’opération que si vous disposez d’un compte client. Si vous n’en avez pas encore, vous pouvez en créer un sur l’un des sites proposant l’opération de signature électronique. Une fois connecté, vous allez sélectionner les documents concernés par la transaction sous format PDF. Vous devez ensuite renseigner l’identité du signataire telle que son nom, prénom, adresse e-mail et contact. Vous devez après choisir la zone sur le fichier où vous allez effectuer la signature. Vous devriez entre temps vérifier toutes les informations avant de les valider. Si les documents requièrent de nombreux signataires, vous pouvez les envoyer électroniquement vers vos destinataires. Vous pouvez par la suite suivre en temps réel ceux qui ont déjà signé, et les signataires qui n’ont pas encore signé.
Comment prouver qu’une signature électronique est fiable?
La preuve de fiabilité d’une signature électronique dépend principalement de son type. S’il s’agit d’une signature simple, la preuve de fiabilité du procédé revient à l’organisme qui l’a réalisée. S’il s’agit d’une signature avancée, il faut retenir que celle-ci est liée univoquement au signataire. Ainsi, ce dernier doit conserver l’ensemble des données de création de la signature. Cela lui permettra de détecter si des modifications du document signé ont eu lieu ou non. Pour garantir la fiabilité du dispositif, l’appel à un prestataire de service sera alors nécessaire. Par ailleurs, quand il s’agit d’une signature qualifiée, la loi présume la fiabilité juridique de la signature électronique. Cela reste le cas jusqu’aux preuves du contraire. La confidentialité de l’ensemble de données de création de la signature va être alors prise en compte. De même, la protection de la signature contre les falsifications liés aux technologies sera assurée. Le signataire doit de son côté conserver les données de sa création. Il pourra ensuite les utiliser si une utilisation par un tiers se présente. Vous pouvez trouver une plateforme SaaS de signature électronique en ligne pour une démarche fiable et efficace.